Você está preparado para a Nota Fiscal 4.0?

Já ouviu falar da Nota Fiscal 4.0? Atenção, e-commerce, tem mudança chegando por aí!  O Governo Federal está mudando o layout da nota fiscal e fazendo alterações que afetam todas as empresas que emitem o documento, mas para você que vende na Internet, o impacto será ainda maior. Por exemplo, para quem comercializa produtos com restrições sanitárias, como alimentos, bebidas e medicamentos, foi criado um novo grupo chamado de rastreabilidade de produto (Grupo I80), que vai permitir rastrear qualquer item a partir do número de lote e data de fabricação/produção.

Hoje, os operadores logísticos recebem a nota do fornecedor, neste caso, um e-commerce que contrata o transporte e depois emitem uma nota para o consumidor que receberá a mercadoria em casa. Nesse processo, a sua logística também será afetada porque com a NF-e 4.0, será obrigatório indicar desde a origem, quem é o transportador, de onde o produto saiu e para onde está indo. Outro ponto é a forma de pagamento, agora, é necessário dizer se é boleto, cheque ou cartão de crédito e débito, antes bastava falar se era “à vista” e “a prazo”.

Atualmente, para emitir uma NF-e, existem dois layouts, o 3.1 que será desativado em junho desse ano e a versão 4.0, disponível desde novembro de 2017 e que será obrigatória a partir de 2 de julho de 2018. E, faltando apenas três meses, como está esse movimento de migração? Lento! Muito lento! De acordo com uma percepção do mercado, apenas 30% das empresas, nessa conta já estão as empresas que comercializam pela web, e comércios aderiam à NF-e 4.0. Para os outros 70%, não há tempo a perder, é necessário se mexer e rápido.

A primeira coisa que você precisa fazer é checar se o seu ERP está atualizado, principalmente o módulo de faturamento, ele deve estar adequado a nova legislação. Um dos principais atrativos de uma loja online é vender e enviar o produto para qualquer lugar do Brasil, mas cada estado tem regras tributárias diferentes e a NF-e 4.0 terá novos campos para apontar esses impostos. Por exemplo, em vendas para onde há Fundo de Combate à Pobreza (FCP) e Substituição Tributária (ST), o sistema terá que calcular o valor de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços) relativo a esses tributos, um cálculo que era feito somente na apuração, quando é enviado a GIA ST (Guia Nacional de Informação e Apuração do ICMS Substituição Tributária), e a partir de julho, terá que ser feito em toda a nota.

Agora, vem a pergunta, por que o Governo está propondo esse novo formato? O objetivo é melhorar a fiscalização, simplificar a rotina de quem emite nota e garantir mais segurança na transmissão dos dados. A adoção do protocolo TLS 1.2 ou superior e a extinção do SSL, usado até agora, é uma forma de ter um padrão de criptografia mais seguro para a proteger a comunicação com o órgão.

Essa nova regra é um desafio e tanto, mas ele pode ser facilmente vencido com um projeto de atualização do software de gestão. Se você tem um parceiro de tecnologia confiável, não precisa se preocupar porque ele, com certeza, está atento e preparado para te apoiar nesse momento. Mas se seu e-commerce usa um ERP ultrapassado, agora é a hora certa para repensar a sua estratégia de TI.

Outro ponto que você não pode esquecer é a capacitação dos seus colaboradores. Não adianta ter o ERP atualizado, se quem trabalha com ele não sabe quais os novos campos que devem ser preenchidos. Aposte em treinamentos para ensiná-los a lidar com a NF-e 4.0 e aproveite a tecnologia para isso, o EAD, é uma boa alternativa para ensinar todo mundo de maneira rápida e com pouco custo.

Julho já está praticamente aí e com a obrigatoriedade, quem não aderir a NF-e 4.0 não conseguirá mais emitir o documento porque o modelo anterior será descontinuado. E não emitir a nota fiscal é uma infração gravíssima que te deixará sujeito à multa. Ou seja, ou muda ou muda, não há escapatória.

Marcelo Cosentino é vice-presidente dos segmentos de Professional Services da TOTVS

(Foto: Divulgação)